نوشتن نامه اداری شبیه به نامه های معمولی و دوستانه نیست . اگر برای اداره یا ارگان خاصی از سبک نگارش نامه معمولی استفاده کنیم ، این کار نوعی توهین محسوب می شود . به همین علت باید در نگارش یک نامه اداری برخی نکات ریز و درشت رعایت شود تا از نامه ما ، سوء برداشت نگردد . نامه های اداری باید با رعایت نهایت ادب و احترام نگارش شود ، خصوصا اگر نامه برای شخصی بالا دست و یا ارگان مهمی نوشته می شود . رعایت سبک نوشتن نامه اداری سبب می شود که جایگاه ما در مقام کسی که نامه را نوشته بالاتر رفته و به متن نامه ما توجه گردد . در این مطلب قصد داریم نکات مهم در نوشتن یک نامه اداری را بیان کرده و نمونه ای از یک نامه اداری را برای تان مثال بزنیم .

نکات مهم در نوشتن نامه اداری

اولین و مهمترین نکته ای که در نگارش یک نامه اداری باید به خاطر داشته باشید این است که بدانید با چه کسی قصد مکاتبه دارید . در نوشتن یک نامه اداری باید سلسله مراتب رعایت شود . پس از این که شخص مورد مکاتبه مشخص گردید ، باید به نکات زیر نیز دقت شود .

• با نهایت دقت و صراحت نامه را بنویسید و مطمئن شوید که غلط املائی ندارید .
• به هیچ وجه از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری در نوشتن نامه اداری استفاده نکنید .
• تا می توانید خلاصه بنویسید و از حشو و بکار بردن کلمات و عبارات هم معنی خودداری کنید .
• اگر متن نامه طولانی است ، حدالامکان در نامه خلاصه ای از دستور و یا ابلاغیه را نوشته و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید .
• نامه اداری  را با فونت رایج سازمان نگارش کنید و اندازه قلم را متناسب و قابل خوانده شدن قرار دهید .
• اگر به سازمان یا فرد بالا دست نامه می نویسید از کلماتی همچون به استحضار می رساند ، اگر به اداره یا فرد هم رده نامه می نویسید از عبارت به آگاهی می رساند و اگر به اداره یا فرد زیردست نامه می نویسید از عبارت به اطلاع می رساند استفاده نمایید .
• متن نامه را صریح و رسا نگارش کنید .
• نامه را از سمت راست شروع به نوشتن کنید و قسمتی را در سمت چپ ، جهت حاشیه نویسی خالی بگذارید .
• نامه را با نام خدا ، تاریخ ، شماره و همچنین ذکر این مورد که دارای پیوست می باشد یا خیر ، آغاز کنید .
• اگر مکاتبه بین دو سازمان درحال وقوع است توصیه می شود ابتدا مبدا نامه را ذکر و سپس گیرنده را عنوان کنید : بعنوان مثال بنویسید از شرکت برنامه نویسی …. به سازمان برنامه و بودجه . سپس موضوع نامه را ذکر کرده و پس از آن شروع به نگارش متن نامه نمایید .
• اگر نامه در پاسخ به نامه ای دیگر است ، حتما در ابتدای نگارش متن نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. است .
• پس از اتمام نوشتن نامه اداری ، یک خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه را امضا و مهر کنید و تاریخ را یادداشت نمایید .
• اگر نامه در پاسخ به نامه ای دیگر نوشته شده حتما در ابتدای نامه از عبارت در پاسخ به نامه شماره … و اگر نامه با توجه به نام های دیگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده نمایید .
• اگر نیاز است که نامه برای بخش های دیگری نیز ارسال شود ، در قسمت پاورقی نامه ، قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام تک تک بخش ها را یادداشت کنید .

نمونه ای از نوشتن نامه اداری